Wednesday, May 9, 2007

Import PAS 2006, KBK, KTSP dan KTS

PAda tanggal 4, 5 dan 6 Mei 2007 Tim IT SMA Muhammadiyah 1 Gresik dan Tim IT SMA Negeri 2 Bengkulu berangkat ke Jakarta untuk bertemu dengan pengembang PAS ( Paket Aplikasi Sekolah) di Wisma Handayani Direktorat Jenderal Manajemen Depdiknas Direktorat Pembina SMA. Pertemuan Tim IT dari Gresik dan Bengkulu dengan pengembang PAS ini memiliki tujuan yang sama yaitu belajar import database dari PAS versi Agustus 2006 ke PAS versi 13 November 2006, 7 Februari 2007 atau versi bulan Mei 2007.
Paket Aplikasi Sekolah (PAS) terus-menerus dikembangkan dan diperbaiki seiring dengan perkembangan kurikulum. PAS versi Agustus dirancang untuk kurikulum KBK, namun pada perkembangan banyak permintaan dan usulan dari sekolah agar PAS juga menfasilitasi Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan (KTSP). Nah, dari sinilah pengembang PAS meluncurkan versi terbarunya tanggal 13 November 2006, namun versi 13 November 2006 tidak diiringi dengan program migrasi untuk database sebelumnya sehingga banyak sekolah yang sudah melakukan Entri data PAS versi Agustus 2006 tidak bisa mengikuti perkembangan PAS versi 13 November 2006 dan selanjutnya.
Pada tanggal 4 Mei 2007 bertempat di Wisma Handayani komplek Mandikdasmen Dikmenum Pusat Cepete Jakarta Tim dari SMAM 1 Gresik dan SMAN 2 Bengkulu mendapatkan materi dari Bapak Sudiono selaku pengembang PAS mulai dari latar belakang perubahan platform, referensi tehnis, design table dan relasi table. “Insya Allah mulai versi 13 November 2006 platformnya akan sama dan yang berubah adalah kemampuan dan kinerjanya ” kilah Pak Sudiono
Materi hari pertama berakhir sampai jam 23.30 oleh Bapak Sudiono. Materi yang disampaikan Pak Sudiono ini sangat mengasyikkan hingga melampaui jadwal yang disepakati yaitu jam 21.00 WIB, kenapa mengasyikkan karena pak Sudiono langsung memberikan contoh cara import dan apa yang harus dilakukan, bahkan Pak Sudiono memberikan contoh trik mengecek data di excel dengan rumus Vlookup. Suasana semakin tambah gayeng setelah ada kata-kata yang dianggap lucu yang saya lontarkan dan Pak Zulkarnain,misalnya kata jebret dll.
Setelah Tim dari SMA Muhammadiyah 1 Gresik dan SMA Negeri 2 Bengkulu mulai terlihat capek dan lelah maka Bapak Sudiono berpamitan pulang dan ingin mampir dulu ke Bapak Budi Permana yang masih berada di kantor Mandikdasmen Dikmenum Gedung A lantai 4. Pertemuan dengan Bapak Budi Permana tadinya ingin berpamitan ternyata berlanjut dengan obrolan santai berlimadengan saya (Bapak Budi, Bapak Sudiono, Bapak Syahril, Bapak Jarot dan). Obrolan santai yang membahas tentang implementasi PAS di lapangan cukup mengasyikkan hingga jam 03.00 WIB dini hari.
Pada hari kedua tanggal 5 Mei 2007 (tepat usia saya yang ke 35) Pak Nanang Arif Setiawan selaku konsultan IT SMA Muhammadiyah 1 Gresik telah menemukan cara untuk merubah port bawaan PAS dari 33066 dirubah ke standart. Pertanyaan bagaimana cara merubah port PAS ke standart sempat juga ditanyakan oleh Bapak Nanang kepada Pak Sudiono, namun Pak Sudiono menjawab masih belum perlu untuk merubah port, kalau sudah ada datanya baru bisa kita rubah dan data di PAS bisakkarena SMA Muhammadiyah 1 Gresik sangat membutuhkan itu maka usapun dilakukan oleh Pak Nanang dan akhirnya berhasil. Keberhasilan merubah port ini mengakibatkan PAS pada akhirnya bias kita kembangkan berbasis webbase dan kita kolaborasikan dengan intranet yang sudah dimiliki dan setelah di coba pada hari kedua ternyata berhasil juga. Oleh-oleh tulisan Pak Nanag dalam bentuk pdf
Setelah menemukan cara merubah port, materi kemudian dilanjjutkan oleh Pak Heri bagaimana cara import dari database PAS versi Agustus 2006 ke Mei 2007.Mulai pagi sampai malam hanya belajar import saja dan hanya di selingi untuk ISHOMA (Istirahat, Sholat dan Makan), itupun belum berhasil. Karena masih penasaran juga malam harinya saya minta Pak Heri untuk mendampingi saya, import untuk table t_siswa ternyata harus ngecek dulu ke r_asal_sekolah. Setelah r_asal_sekolah sesuai dengan data lama , baru kita melakukan import untuk table t_siswa, karena semakin penasaran waktu sudah menunjukkan jam 24.00 WIB belum berhasil, setelah dicoba sekali lagi ternyata jawabnya ketemu setelah saya mencoba berbaring sambil membaca referensi tehnis setting regionalnya. Ada kesalahan pada setting short date yang tadinya kita tetapkan M/dd/yyyy harus di rubah M/d/yyyy. Setelah settingnya di rubah sesuai petunjuk tehnis, baru import t_siswa berhsil di eksekusi. Spontan saya sangat senang dan lega karena jam menunjukkan pukul 00.30 sehingga bisa istirahat.
Keesokan harinya materi tetap dilanjutkan dengan materi import pada table yang lain yang bisa digunakan untuk contoh import . Pada hari terakhir ini kami juga berhasil import table t_pegwai dan t_didik_formal, hingga jam 15.00 WIB. Menjelang keberangkatan pulang Ke Gresik banya kejadian lucu yang kita alami, mulai berangkat ke Blok M, Monas, Kunci kamar Wisma Handayani yang terbawa ( belum bayar maksudnya ), Istilah KTS (Kafe Tenda Semanggi) kalau di sekolah Kegiatan tengah semester dan Tas Orang yang ikut terbawa di bandara pada saat mamalui perriksaan barang. Dan Alhamdulillah perjalanan Gresik – Jakarta berjalan dengan lancer. (Sukari).

Catatan 4 s.d 6 Mei 2007 di Jakarta

Urutan Implementasi PAS Secara Global :
1. Baca referensi teknis (Tabel Desain, dll)
2. Harap diperhatikan regional setting
3. Isikan Identitas sekolah
4. Tabel Referensi2 harus terisi dulu
5. Ikuti Petunjuk Predesessor (langkah apa yg harus dilakukan sebelumnya, digit 1 menunjukkan Nama Sub Sistem Menu)

Istilah Penting dalam Referensi Teknis :
Primary key à field yg digaris bawahi à tidak boleh sama (unik)
Foreign primary key àdi relasikan juga sebagai primary key
Foreign key à direlasikan tidak sebagai primary key
Urutan Entry data :
1. Identitas Sekolah
2. Refernsi Tingkat Sekolah
3. Sarana-Prasarana
4. Kepegawaian
5. Penerimaan Siswa Baru
6. Penentuan Kurikulum (termasuk Keuangan)
7. Penentuan Rombel
8. Penentuan Kelas
9. Periodikal Semester (entry data semesteran periodic à jadwal pelajaran dll)
10. Rekap Absensi
11. Entri Rapor
12. Kenaikan Kelas / Kelulusan

PAS Membawa 3 Database
1. Pas_sma yang masih kosong.
2. Pas_nilai, sudah ada data (pilih di odbc pas nilai), tujuannya untuk menunjukkan gambaran hasil dari PAS
3. Pas_calsis.

Konfigurasi PHPMyAdmin untuk Pas MySQL :
$cfg['Servers'][$i]['host'] = 'localhost'; // MySQL hostname or IP address
$cfg['Servers'][$i]['port'] = '33066'; // MySQL port - leave blank for default port
$cfg['Servers'][$i]['socket'] = ''; // Path to the socket - leave blank for default socket
$cfg['Servers'][$i]['connect_type'] = 'tcp'; // How to connect to MySQL server ('tcp' or 'socket')
$cfg['Servers'][$i]['extension'] = 'mysql'; // The php MySQL extension to use ('mysql' or 'mysqli')
$cfg['Servers'][$i]['compress'] = FALSE; // Use compressed protocol for the MySQL connection
// (requires PHP >= 4.3.0)
$cfg['Servers'][$i]['controluser'] = ''; // MySQL control user settings
// (this user must have read-only
$cfg['Servers'][$i]['controlpass'] = ''; // access to the "mysql/user"
// and "mysql/db" tables).
// The controluser is also
// used for all relational
// features (pmadb)
$cfg['Servers'][$i]['auth_type'] = 'config'; // Authentication method (config, http or cookie based)?
$cfg['Servers'][$i]['user'] = 'root'; // MySQL user
$cfg['Servers'][$i]['password'] = 'sma'; // MySQL password (only needed
// with 'config' auth_type)
$cfg['Servers'][$i]['only_db'] = ''; // If set to a db-name, only
// this db is displayed in left frame
// It may also be an array of db-names, where sorting order is relevant.
$cfg['Servers'][$i]['verbose'] = ''; // Verbose name for this host - leave blank to show the hostname
$cfg['Servers'][$i]['pmadb'] = 'phpmyadmin';

Porting Pas MySQL :
Secara default pas mysql diporting secara khusus (diluar standart mysql) pada port no 33066.
Untuk merubah porting pas mysql ini kembali ke port standart mysql (3306) dapat dilakukan dengan jalan merubah konfigurasi file mysql “my.ini” dalam foder C:\DEPDIKNAS\Paket Aplikasi Sekolah\mysql-5.0.22 dan mengganti no port client dan listening menjadi 3306 seperti cplikan dibawah.
## CLIENT SECTION# ----------------------------------------------------------------------#
# The following options will be read by MySQL client applications.# Note that only client applications shipped by MySQL are guaranteed# to read this section. If you want your own MySQL client program to# honor these values, you need to specify it as an option during the# MySQL client library initialization.#
[client]
port=3306[mysql]
default-character-set=latin1
# SERVER SECTION
# ----------------------------------------------------------------------## The following options will be read by the MySQL Server. Make sure that# you have installed the server correctly (see above) so it reads this # file.#
[mysqld]
# The TCP/IP Port the MySQL Server will listen on
port=3306

Perubahan porting pas mysql harus di ikuti dengan perubahan konfigurasi system DSN pada ODBC dan konfigurasi phpmyadmin dengan mengganti no port menjadi 3306, seperti gambar berikut :

EXPORT DATA PAS 2006 KE FEB 2007 DENGAN MS EXCEL
1. Ambil data dari Pas versi Agustus 2006, dengan cara seperti dibawah.
2. Buka MS Excel, buka menu data, pilih get data from external database (ODBC)
3. Pilih nama DSN ODBCnya (pas_sma)
4. Pilih table yang mau di copy / dipindah
5. Simpan data tersebut dalam format file excel (xls)
6. Buka table contoh import pada Pas versi Feb 2007(table ini merupakan contoh format semua table yang ada di pas dalam bentuk format ms excel)
7. Pilih table yang mau di isi data
8. Copykan data dari excel pada langkah sebelumnya (5) dan paste (dibawah baris header nama field)
9. Pastikan bahwa struktur datanya telah sama (jenis data, ukuran dan urutanya).
10. Save As ke dalam format CSV (sebelum save, hapus dulu semua worksheet yang tidak digunakan)
11. Buka menu Import pada Pas 2007
12. Pilih file CVS hasil copy dari data 2006
13. Click tombol import
14. Finish

BEBERAPA MASALAH YANG PERLU DIPERHATIKAN SAAT EXPORT & IMPORT DATA PAS 2006 KE 2007
1. Perhatikan status desain table untuk field yang bersifat auto increment, kosongkan dulu isi field ini dari data lama sebelum di import ke pas 2007, karena field ini akan di isi otomatis oleh sistem.
2. Perhatikan struktur desain table (lihat Reftek desain table) untuk field-field mana saja yang boleh kosong (null) dan yang tidak boleh kosong (not null).Solusi : Untuk data yang bersifat not null, kalau belum ada datanya isi dulu dengan karekter tanda hubung (-) agar tidak terjadi error saat proses import.
3. Beberapa data mengandung karakter koma(,) sehingga menyebabkan masalah kesalahan saat export data ke dalam bentuk CSV (akan dikenali sebagai dua data). Contoh : Data nama pegawai Sukari, Spd pada table t_pegawai yang merupakan satu data saat di export ke format CSV, menghasilkan dua data yaitu Sukari dan Spd sehingga menyebabkan error saat di import ke Pas 2007.Solusi : Replace semua karakter koma (,) dengan karakter titik (.) sebelum export data ke dalam format CSV.
4. Perhatikan struktur field tanggal pada pas 2006 untuk tahun menggunakan 2 digit, sedangkan pada pas 2007 menggunakan 4 digit.Solusi :Lakukan edit dulu untuk field tersebut sehingga formatnya menjadi “M/d/yyyy” Contoh : 07-Mei-2007